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Toolleiste -> E-Mails
Über diesen Menüpunkt gelangen Sie zur Bearbeitung der E-Mails.
E-Mails
In den E-Mails (E-Mail Storage) erhalten Sie eine Übersicht vorhandener E-Mails, sowie die Möglichkeit neue E-Mails zu speichern.
- Anzahl: legt fest, wie viele Datensätze in der Liste angezeigt werden sollen
- Suche: geben Sie einen Suchbegriff ein, um nach einem Betreff bzw. dem Inhalt einer E-Mail zu suchen.
Spalten
Folgende Spalten werden in der Liste bereitgestellt und können sortiert werden:
- Empfangen am: wann die E-Mail empfangen/versendet wurde
- Betreff: die Betreffzeile
- Tag(s): Anzahl zugeordneter Tag(s)
- Anlage(n): Anzahl der vorhandenen Anlagen in der E-Mail
- Onlinefreigabe: zeigt mit „ja“ an, ob die E-Mail eine Onlinefreigegabe hat
Um eine E-Mail zu bearbeiten, wählen Sie eine E-Mail aus.
Context Menü (rechte Maustaste)
- „gewählte E-Mail öffnen“ öffnet die gewählte E-Mail, dies ist die Standardaktion bei einem Doppelklick
- „gewählte E-Mail speichern unter“ speichert die E-Mail auf der Festplatte
- „gewählte E-Mail löschen“ löscht die gewählte E-Mail
- „gewählte E-Mail auf Wiedervorlage setzen“ setzt die gewählte E-Mail auf die Wiedervorlage
- „alle E-Mails aktualisieren“ aktualisiert die Liste
- „Onlinefreigabe setzen“ legt fest, welche Onlinefreigabe gesetzt werden soll
- „für gewählte E-Mail“
- „für alle angezeigten E-Mails“
- „Onlinefreigabe entfernen“ legt fest, welche Onlinefreigabe entfernt werden soll
- „für gewählte E-Mail“
- „für alle angezeigten E-Mails“
E-Mails können aus Microsoft Outlook in den E-Mail Storage eingefügt oder aus dem E-Mail Storage an andere Programme übertragen werden.
Drag and Drop
Um eine neue E-Mail aus dem Micorosft Outlook zu importieren, ziehen Sie die gewünschte E-Mail in den E-Mail Storage
Um eine E-Mail auf den Desktop oder an ein anderes Programm zu übertragen (Bsp. E-Mail als Dateianhang in einer E-Mail im Microsoft Outlook anhängen), drücken Sie bitte die „linke Strg“ Taste und ziehen die E-Mail in das Ziel.
Tag(s)
Nach Auswahl einer E-Mail wird im Register Tag(s) die Zurodnung der E-Mail zu einzelnen Tag(s) angezeigt.
Sie können weitere Tag(s) über folgende Möglichkeiten hinzufügen oder entfernen:
Context Menü (rechte Maustaste)
- „neuen Tag hinzufügen“ öffnet die Suche nach Tag(s), um einen Tag hinzuzufügen
- „gewählten Tag löschen“ entfernt den gewählten Tag aus der Zurodnung
- „alle Tag(s) aktualisieren“ aktualisiert die Liste
Drag and Drop
Ziehen Sie aus dem Explorer Register Suche nach Tag(s) oder aus den Strukturierten Tag(s) einen Datensatz in die Liste, um neue Tag(s) hinzuzufügen.
Ziehen Sie einen vorhandenen Tag aus dem Register Tag(s), um die Zuordnung zu entfernen.
Anlage(n)
Nach Auswahl einer E-Mail werden im Register Anlage(n) die vorhandenen Dokumente oder Bilder der E-Mail angezeigt.
Die Liste Anlage(n) enthält folgende Spalten:
- Bezeichnung: zeigt den Namen der Anlage an
- Dokument Storage: zeigt mit einem X an, ob sich die Anlage im Dokumenten Storage befindet
- Bild Storage: zeigt mit einem X an, ob sich die Anlage im Bilder Storage befindet
Anlagen können Sie über nachfolgende Möglichkeiten bearbeiten:
Context Menü (rechte Maustaste)
- „gewählte Anlage öffnen“ öffnet die gewählte Anlage, dies ist die Standardaktion bei einem Doppelklick
- „gewählte Anlage speichern unter“ speichert die Anlage auf der Festplatte
- „gewählte Anlage im Storage anzeigen“ öffnet die gewählte Anlage im entsprechenden Dokumenten bzw. Bilder Storage
- „alle Anlagen aktualisieren“ aktualisiert die Liste
Benutzerfreigabe(n)
Nach Auswahl einer E-Mail werden im Register Benutzerfreigabe(n) die vorhandenen Benutzerfreigaben angezeigt.
E-Mails können anderen Benutzern zur Verfügung gestellt werden, indem sie freigegeben werden.
Drag and Drop
- Um eine Benutzerfreigabe zu setzen, ziehen Sie aus dem Explorer und dem Register -> Benutzer einen Benutzer in diese Liste.
- Um eine Benutzerfreigabe zu entfernen, ziehen Sie den Benutzer ausserhalb der Liste
Context Menü (rechte Maustaste)
- „neue Benutzerfreigabe hinzufügen“ stellt Ihnen ein Suchfenster zur Verfügung, um einen Benutzer hinzuzufügen
- „ausgewählte Benutzerfreigabe löschen“ entfernt die Freigabe für den Benutzer
- „alle Benutzerfreigaben aktualisieren“ aktualisiert die Liste
Die Benutzerfreigabe für den eigenen Benutzer kann nicht bearbeitet werden.
Wiedervorlage
Nach Auswahl einer E-Mail werden im Register Wiedervorlage die vorhandenen Wiedervorlagen zu dieser E-Mail angezeigt.
Eine E-Mail kann mehrere Wiedervorlagen enthalten.
Die Wiedervorlage schränkt die Anzeige immer auf das heutige Tagesdatum ein.
Um zukünftige Wiedervorlagedaten anzuzeigen, ändern Sie das Bis-Datum.
Context Menü (rechte Maustaste)
- „gewählte Wiedervorlage bearbeiten“ bearbeitet das Datum der Wiedervorlage
- „gewählte Wiedervorlage löschen“ löscht die Wiedervorlage
- „Wiedervorlage aktualisieren“ aktualisiert die Liste
Vorschau
Nach Auswahl einer E-Mail wird im unteren Fenster und Register Vorschau die Vorschau der E-Mail angezeigt.
Die Vorschau einer E-Mail beinhalten den Inhalt der E-Mail (Body).